Processamento de pedidos otimizados com soluções lean

Segmento: Máquinas e Componentes | Manutenção e Assistência Técnica

Soluções: Sistema de Medição de Desempenho | Lean Workflow | Projeto de Layout

Resultados: Redução de Lead Time | Aumento de atendimento ao prazo

Nosso cliente é uma multinacional com mais de 170 fabricas em todo o mundo, que oferece produtos e serviços como compressores, tratamento de ar, sistemas para mineração e construção, e operações offshore. Possui mais de 37 mil funcionários em 20 países. No Brasil atua na fabricação e aluguel de compressores industriais, oil free e portáteis, e apresentava os seguintes desafios:

• Pouca efetividade no fornecimento de informação sobre o pedido ao cliente: Um dos grandes desafios era o fornecimento rápido e preciso das informações sobre os pedidos aos seus clientes. A principal causa identificada foi a existência de diversos sistemas de informação permeando o fluxo do pedido, desde a sua chegada até a entrega do equipamento ao cliente. A comunicação e troca de informações entre sistemas era falha e muito manual, dificultando a identificação do pedido no fluxo e causando risco de perda da informação;
• Fluxo de informação complexo: Além da complexidade dos sistemas de informação, o pedido passava por diversos departamentos ao longo do fluxo, gerando ainda mais complexidade na gestão e aumentando os riscos de perda de informações. Dentro desse fluxo complexo também foram identificadas atividades desnecessárias ou que impediam a fluidez da informação;
• Processos administrativos despadronizados: Em ambientes administrativos é muito comum a falta de padrões de trabalho pois acredita-se que as atividades não se vinculam a quaisquer rotinas, levando a um uso incorreto de procedimentos ou sistemas inadequados, ao invés de abordagens simples e eficazes;

• Unificação das informações em um sistema Lean Workflow: A implantação de um sistema workflow, com interação com os demais sistemas, permitiu a visualização de todas as etapas do fluxo em um único local. Além dessa, ferramenta, um dashboard foi implantado para permitir que os gestores enxergassem, em tempo real, os principais problemas que estão acontecendo no fluxo do pedido;

• Adequação do lead time ao prazo estabelecido com o cliente: Com a criação do workflow também foi facilitado o acompanhamento dos pedidos para que fossem entregues nas datas corretas, sinalizando quando um pedido ultrapassava o tempo planejado.

• Reestruturação organizacional e adequação do layout: Dois departamentos se unificaram e foi criado o Departamento de Processamento de Pedidos. Foi implantado um layout celular que permitiu rapidez na troca de informações. Além disso, foi implantada a Gestão Visual dos pedidos, facilitando a visualização dos gargalos do fluxo. Por fim foi feita a padronização de todas as tarefas envolvidas no fluxo, minimizando as variações nos procedimentos e garantindo que as melhores práticas estabelecidas fossem cumpridas.

• Medição de desempenho: Foi desenvolvido um sistema de medição de desempenho do fluxo para controlar o Lead time dos pedidos, desde a entrada do pedido até a entrega do equipamento ao cliente. Foi também criado um indicador de qualidade da informação que os vendedores passavam para o departamento de processamento de pedidos e um indicador de aderência ao fluxo estabelecido, cujo objetivo era garantir que todas as pendências fossem resolvidas quando o equipamento estivesse pronto para ser entregue.

• Redução de 50% no lead time do fluxo de informação;

• Aumento de 15% na qualidade das informações;

• Redução de 50% nas pendências para entregas de equipamentos;