A palavra tem origem japonesa e é a combinação de outras duas palavras: “KAI” que significa mudança e “ZEN”, que significa boa. Portanto, Kaizen diz respeito a mudanças boas ou “mudar para melhor”. Em uma tradução mais livre, Kaizen pode ser entendido como melhoria contínua.

É sabido que o enfoque do lean é a identificação e eliminação sistemática e sustentável de desperdícios na cadeia do fluxo de valor ou informação. Desse modo, entendemos que eliminar desperdícios é uma melhoria que, por sua vez, é um Kaizen. Os principais desperdícios de uma empresa podem ser eliminados através de um ou vários Kaizens.

A “casa da Toyota”, que ilustra o sistema de produção desenvolvido pela Toyota Motor Corporation para fornecer a melhor qualidade, o custo mais baixo e o menor lead time por meio da eliminação de desperdícios. O foco do sistema é o cliente, simbolizado pelo telhado da casa e sustentado pelos pilares Just-in-time e Jidoka. Na base, temos o conceito de Heijunka, Kaizen e operações padronizadas, que geram a estabilidade necessária para que seja possível continuar a melhoria dos processos e o bom atendimento aos clientes.

Todo o sistema lean é sustentado por melhorias. Por isso, é importante que o conceito de Kaizen seja muito bem compreendido a fim de garantir a melhoria contínua e, consequentemente, a sustentabilidade da filosofia lean.

O Kaizen é baseado nos 3 Gen’s, que são: Gemba, Gembutsu e Genjitsu. Essas 3 palavras japonesas e sua relação com o Kaizen são:

• Gemba – A melhoria é feita “onde as coisas acontecem”. Somente assim é possível identificar os desperdícios e identificar oportunidades. Por exemplo: ir ao chão de fábrica, ir a um setor específico etc.
• Gembutsu – “Ver as coisas por si mesmo”. Semelhante ao Gemba, ressalta a necessidade de ver pessoalmente os problemas e oportunidades de melhorias.
• Genjitsu – Coletar e analisar os fatos e definir grau de importância.

Representação de melhorias

Um aspecto tão importante quanto identificar uma oportunidade de melhoria é ser capaz de exibí-la para todas as partes interessadas de maneira clara e didática. Uma das formas de representar o Kaizen pode ser por meio de um mapa do fluxo de valor com as “explosões” Kaizen, indicando onde e quais melhorias podem ser feitas.

O uso da “explosão”, que indica um Kaizen, não se limita apenas a mapas do fluxo de valor. Ela também pode ser utilizada quando se tem problemas em planilhas, diagramas de espaguete, gráficos de indicadores e qualquer outra fonte gráfica de informação.

Tipos de Kaizen

Os tipos de Kaizen se diferenciam tanto pelo setor onde são aplicados quanto pela forma como são implantados. Com relação a setores e segmentos, o tipo mais comum de Kaizen, que é geralmente lembrado, é o industrial. Isso se dá pelo fato de que muitas pessoas acreditam que um Kaizen é feito somente em indústrias automobilísticas, devido ao seu surgimento. Porém, o Kaizen pode ser realizado em fábricas e processos de manufatura que não sejam, necessariamente, automobilísticos. Nestes casos, os Kaizens são chamados de Kaizens de manufatura. Também existem os Kaizens realizados no setor de serviços, chamados de Kaizens de serviços.

A filosofia lean, atualmente, não se limita apenas à manufatura. Existem hoje outras aplicações além do lean manufacturing, como o lean healthcare (hospitais), lean hospitality (hotéis) e o lean office (administrativo). O Kaizen também não é limitado e pode ser feito em qualquer um desses setores.

Com relação à forma de aplicação, há dois tipos: o Kaizen de processo ou pontual e o Kaizen de fluxo. O Kaizen de processo ou pontual é um tipo de Kaizen utilizado tanto em serviços como em manufatura. Ele possui esse nome pois é focado em um processo específico, que não leva em conta a melhoria do fluxo de valor ou de informação como um todo. Esses Kaizens estão associados à melhorias que impactam o dia-a-dia do operador, como melhorias de ergonomia e redução do tempo de setup.

Já o Kaizen de fluxo é um Kaizen pontual aplicado a um fluxo de valor. Esse Kaizen se refere às melhorias realizadas ao longo de um processo para levar a situação atual até a situação futura. Com isso, as melhorias implantadas afetam todo o fluxo de valor e são responsáveis por aproximá-lo da situação futura.

Além disso, existem no total 3 formas de implantação de melhorias em uma organização: Melhoria Isolada, Melhoria por Projeto e Melhoria por Evento Kaizen.

Melhoria Isolada

A melhoria isolada recebe este nome pois é uma melhoria pontual e simples de ser realizada, e suas características são:

• Uso:
  • Pequenas melhorias;
  • Melhorias pontuais;
  • Baixo esforço de implantação;
  • Pouca necessidade de mudança organizacional

• Recomendação:
  • Melhorias do dia a dia;
  • Mudanças pontuais que não necessitam de análise profunda.

Para esse tipo de implantação, considera-se as seguintes características:

• Melhorias onde a sustentabilidade não é um problema;
• Melhorias onde a implantação leva poucos minutos e não envolve muitas pessoas;
• Melhorias isoladas e “pequenas” (sem complexidade);
• Não envolve mudança de metodologia, lógica ou pensamento;
• Não existe resistência alguma no setor;
• Não compensa esperar para realizarem um Evento Kaizen.

Melhoria por projeto

A características da implantação por projeto, são:

• Uso:
  • Melhorias complexas;
  • Melhorias a “conta gotas” – implantada aos poucos;
  • Médio ou alto esforço de implantação;
  • Necessidade de mudança organizacional.

• Recomendação:
  • Melhorias com implantação contínua;
  • Necessidade de análises.

Na forma de implantação por projeto, primeiramente, todos os problemas existentes são levantados em um momento inicial, independente da sua gravidade. As melhorias neste tipo de implantação são realizadas ao longo do projeto, ou seja, algumas melhorias podem ser feitas no início, outras no final ou no meio, mas sempre dentro da duração do projeto em questão.

Para esse tipo de implantação, considera-se as seguintes características:

• Melhorias com alto tempo de implantação, em que mudanças rápidas podem causar colapso na empresa (ex.: sistemas);
• Melhorias em que a empresa não deve se preocupar com a sustentabilidade;
• Melhorias realizadas em processos ou setores onde não é possível parar a produção e é extremamente difícil adiantar a produção;
• Empresas que não possuem recursos para realizar uma implantação rápida e maciça.

Melhoria por Evento Kaizen

A melhoria por evento Kaizen possui as seguintes características:

• Uso:
  • Melhorias complexas;
  • Grupo de melhorias;
  • Médio ou alto esforço de implantação;
  • Necessidade de mudança organizacional;

• Recomendação:
  • Várias melhorias;
  • Problemas com manutenção (sustentabilidade);
  • Necessidade de análises.

No evento Kaizen, primeiramente, os problemas são definidos em um projeto de melhoria global. Feito isso, os problemas são agrupados e as melhorias definidas. A implantação de todas as melhorias é feita no mesmo período, isso significa que um grande esforço de implantação de melhoria é realizado.

A vantagem do evento Kaizen em relação à melhoria por projetos é que, quando se tem interdependência entre melhorias, não há problemas de sustentabilidade, pois todas serão implantadas no mesmo período. Isso não acontece na melhoria por projeto, onde as mesmas melhorias poderão ser implantadas em períodos diferentes, gerando problemas de sustentabilidade.

Para esse tipo de implantação, considera-se as seguintes características:

• Melhorias onde a sustentabilidade tende a ser um problema;
• Melhorias em que a implantação necessita de uma mobilização da empresa (recursos, tempo, $);
• Melhorias que envolvem mudanças significativas, necessitando de várias análises e planejamento;
• Alguns setores ou pessoas tendem a ficar resistentes pois modifica a forma de trabalho;
• Apesar da implantação ser demorada, necessita de uma implantação rápida.

Qual tipo de melhoria é a mais rápida?

As implantações isoladas possuem um tempo de latência devido à identificação dos problemas e o início da implantação. Além disso, quando se implementa a melhoria, tem-se um aumento no progresso, que estaciona até que uma nova melhoria seja feita.

A melhoria por projeto possui um progresso lento pois a melhoria acompanha a duração do projeto em questão. Portanto, a evolução do progresso em relação ao tempo é demorada.

O evento Kaizen é o tipo de implantação que mais demora para mostrar progresso, pois necessita de um longo planejamento antes que as melhorias sejam realizadas. Entretanto, após o evento Kaizen, o aumento no progresso é expressivo e superior aos outros métodos.