O A3 é um método estruturado usado para planejar, acompanhar e comunicar melhorias. É uma página de documento que resume o objetivo, o andamento e os resultados da melhoria realizada ou em realização.

A3 também é um padrão de tamanho de papel que tem dimensões de, aproximadamente, 297mm x 420mm, correspondendo ao dobro do tamanho do papel A4. O método A3 possui o mesmo nome deste papel pois é elaborado nesta folha. O motivo disto é simples: serve para tornar sucinta e objetiva a comunicação de melhorias, já que se não for possível expressar a situação atual até o plano de implantação em uma única folha A3, a comunicação não está sucinta o suficiente.

O método A3 estimula a simplicidade, o poder de síntese e de foco dos agentes de melhoria e dos tomadores de decisão. Além disso, ajuda a desenvolver as pessoas através do pensamento sistêmico para solução de problemas.

Em uma organização, os patrocinadores dos projetos de melhoria e os tomadores de decisão devem avaliar o desempenho de um projeto e selecionar quais melhorias irão ser executadas. No entanto, em tempos onde cada vez mais somos inundados com informações, esta tarefa pode se tornar complicada.

Neste cenário, mostrar dezenas de páginas de relatórios ou demoradas apresentações em estilo powerpoint não parece ser a melhor abordagem. Ao contrário, ter uma forma estruturada e de fácil entendimento para comunicação de ideias e projetos é a melhor opção. Mas como fazer para produzir e comunicar de forma clara e sucinta uma melhoria ou solução de um problema?

O pensamento A3 permite que melhorias dos processos sejam propostas e acompanhadas através de metas e condições-alvo de desempenho. Além disso, esta poderosa ferramenta esclarece quais são os objetivos e requisitos da melhoria, qual a causa raiz do problema, quais mudanças podem ser realizadas e quais medidas de controle devem ser verificadas para analisar se os resultados pretendidos estão sendo ou não alcançados.

Este método de se comunicar através de um relatório A3 é uma prática utilizada para:

• Análise de problemas;
• Contramedidas;
• Planos de ação;
• Ênfase gráfica e visual.

A ferramenta A3 segue a mesma lógica do PDCA:

• Plan – Levantamento de hipóteses e planejamento de como atacar um problema;
• Do – Experimentações para obtenção de resultados que serão analisados posteriormente;
• Check – Checagem dos resultados e reflexão sobre os mesmos para verificar se estes atenderam às expectativas;
• Act – Ajustes nas hipóteses caso necessite reiniciar o ciclo ou padronizar o procedimento.

História do A3

O A3 surgiu na Toyota como uma expressão do ciclo PDCA como forma de melhoria contínua e parte das ferramentas do Círculo de Qualidade Toyota. Este método permite aos times terem a informação mais importante em uma única folha de papel para ler, compreender e tomar decisões facilmente.

A Toyota, assim como outras empresas que adotaram esta metodologia e ferramenta, tem diferentes estilos de A3 baseados em diferentes escopos e necessidades.

Escopos de A3

Os tipos de escopo de A3 são:

• Estratégico, com o objetivo de auxiliar na tomada de decisão em alto nível e no desenvolvimento do Hoshin e planejamento de negócios.
• Sistema, que possui um horizonte de tempo mais curto que o estratégico e atua no nível de fluxo de valor e de projetos de melhoria operacional.
• Processo, utilizado quando se busca melhoria em um padrão de trabalho ou para determinada solução de problemas.

Os diferentes escopos de A3 apresentados podem também ser expressos em forma de linha do tempo. No longo prazo, com duração de 12 meses ou mais, tem-se o A3 estratégico. O A3 de sistema, referente ao fluxo de valor e projetos de melhoria se encaixa no período de médio prazo, que tem duração de alguns meses. Já para o curto prazo, pode utilizar um A3 para um Evento Kaizen, que dura 1 semana.

Principais elementos do A3

Os principais elementos do método A3, são:

• Ponto de vista sistêmico: procura desenvolver, ao longo do método, uma forma de solução de problemas que entenda todos os componentes envolvidos para se chegar na causa raiz do problema.
• Foco em resultados e no processo: por meio da ferramenta A3, desde a definição do escopo, há o foco no resultado por meio da definição de metas claras. Além disso, a ferramenta também permite entender uma situação que gera um problema, focando no processo que gera determinado resultado.
• Objetividade e simplicidade: todo o processo de uso da ferramenta ocorre de maneira simples, objetiva e estruturada.
• Processo de raciocínio lógico: na busca pelas causas raízes, a proposição estruturada de soluções e a geração de um plano de ação para atacar problemas são feitas de maneira lógica.
• Alinhamento com a equipe de projeto: realizado com uma linguagem única em que todos da organização sejam capazes de entender. Mesmo quem não sabe o que é um A3 será capaz de compreendê-lo.
• Coerência interna dos membros da organização e consistência externa da solução proposta.