Os 7 vilões do desnivelamento das compras e vendas em seu negócio

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Os 7 grandes vilões do desnivelamento das compras e vendas em seu negócio

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Entenda como sua empresa pode estar sendo afetada!

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Quando falamos em vendas, pensamos em clientes e suas demandas que, naturalmente, se modificam ao longo do tempo. O problema é que este processo tem impactos significativos na cadeia produtiva, acarretando estoques desnecessários, excesso de capacidade de produção e necessidade constantes de intervenções para “apagar incêndios”, por exemplo.

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A variabilidade sempre diminui o desempenho de um sistema produtivo devido a fatores como:

Falta ou atraso de itens para clientes internos e externos;
Estoque em excesso;
Capacidade de produção excedente em relação à demanda média observada, horas-extras, máquinas e equipamentos superdimensionados.
Necessidade de constante intervenção de supervisores (produção e vendas), devido às constantes reprogramações etc.

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As principais fontes de variabilidade não são, necessariamente, resultados de uma demanda externa variável, mas da tomada de decisão de membros da cadeia de valor.

Neste artigo abordaremos as 7 grandes causas de problemas no desnivelamento de vendas/compras que encontramos em empresas de todos os segmentos.

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1 – Estratégia de compras inadequada

As duas principais práticas realizadas por quem possui uma estratégia de compras inadequada, são:

Compras por leilão spot:
- Atransação de compra é feita individualmente e não existe contrato de fornecimento de longo prazo;
- Estimulavariação de demanda devido ao desnivelamento de pedidos ao longo da cadeia.

Compras em grandes lotes:
- Não estimula a participação e envolvimento do fornecedor, inibindo parcerias estratégicas;
- Descontos são dados apenas para pedidos grandes e não, necessariamente, frequentes.

2 – Alto lead time e complexo fluxo de informação

Os problemas que geram alto lead time e fluxo de informação complexo, são:

Pedidos transferidos em grandes lotes:
- Aguardar a formação de grandes lotesantes de realizar pedidos;

Pedidos informados para operação somente quando fechados:
- Grande oscilação de pedidos, uma vez que estes não são processados ao longo do tempo de maneira uniforme.

Essas práticas geram problemas na transferência da informação, pois muitas vezes, a necessidade de compra não é compatível com o pedido enviado ao fornecedor, fazendo com que este não saiba qual a demanda real. Como consequência, tem-se sobrecarga do recebimento e da logística interna e também a alternância, por parte da operação produtiva, entre períodos de sobrecarga e ociosidade, devido aos grandes lotes recebidos.

3 – Processo de vendas desconectado da produção

Nesta categoria, existem os problemas:

Gargalo não conhecido ou não compartilhado com vendas:
- O processo produtivo fica mais conectado com a área de vendas quando o processo gargalo é compartilhado e conhecido.

Capacidade expressa sem considerar mix:
- A capacidade produtiva varia conforme o que é produzido, portanto, deve ser expressa em unidades que considerem o mix;
- Causa ociosidade e sobrecarga do processo gargalo devido à sua má calibração.

Vendas não informada sobre políticas de supermercado, gerando fortes oscilações na quantidade devido a consumos descontrolados.

A conexão entre vendas e produção deve ser impulsionada, pois produzir não deve ser encarado como um “mal necessário”, onde só o que importa é vender. Além disso, promoções devem ser evitadas, já que costumam desrespeitar as regras de reposição do supermercado para atingir a “meta do mês” e acabam por exaurir completamente os supermercados dimensionados.

4 – Previsão de vendas inadequada

Os problemas associados à previsão de vendas, são:

Peso exagerado à ultima demanda:
- O cálculo realizado para previsão considera os dados anteriores de demanda;
- Quando o peso colocado na última demanda medida é grandee a demanda tiver sido particularmente fora dos padrões (grande variação), o erro irá se propagar.

Uso de meta de vendas como previsão:
- Previsão de vendas é diferente de intenção de vendas;
- Deve-se ter pé no chão e realizar uma previsão de vendas realista.

Previsão somente em termos financeiros, sem considerar mix:
- O mix é importante para medir efeito no recurso restritivo.

O aumento de estoques de segurança é percebido pelos fornecedores como um grande aumento nessa demanda. Isso acontece pois, no momento do pedido, não é especificado o destino dos itens adicionais. Por fim, a previsão deve ser usada como importante arma de planejamento, não de execução.

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Se identificou com esses problemas?

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5 – Políticas inadequadas de incentivo e recompensa

O estabelecimento de indicadores de desempenho é o que rege o comportamento dos agentes do sistema. Entretanto, é comum que os indicadores escolhidos causem efeitos indesejáveis e comportamentos nocivos para a cadeia de valor e o sistema produtivo. Os problemas relacionados a essa categoria, são:

Políticas do tipo “quanto mais vender, melhor”:
- Deve-se estabelecer o ritmo de vendas adequado, desejado e planejado pelo sistema produtivo;
- Deve-se respeitar o Takttime.

Políticas do tipo “quanto menos pagar, melhor”:
- Ao optarpor sempre pagar menos em vez de criar relacionamentos de longo prazo, pode-se criar um problema P1.

Síndrome do fim de mês (clássica):
- Picos de venda no fim do mês e poucas vendas durante o mês, prejudicando os supermercados.

Metas mensais e não niveladas de vendas, produção, compras
- Criação de metas que não buscam manter o nivelamento das áreas;
- Um dos causadores do problema P13.

Esses problemas causam a perda de visibilidade da demanda real do mercado, pois impedem que estas sejam identificadas devido a promoções e outros estímulos de compra. Isso estimula “blefes” dos clientes para adiar a compra em buscas de descontos de última hora, fazendo com que a síndrome do final de mês se propague para diferentes áreas.

6 – Produção inflexível

Deve-se ter um sistema produtivo razoavelmente flexível, uma vez que o consumo e produção não são completamente nivelados em termos de volume e mix. A produção deve trabalhar para que não sofra com problemas de falta de flexibilidade. Nesta categoria, os problemas são:

Altos tempos de troca, gerando mixinflexível:
- Se o tempo de setupé alto, é inviável promover a produção em lotes menores;
- Quando há situações de altos tempos de setup, propaga-se os solavancos de produção para outras áreasda organização.

Ausência de células, multifunção e flexibilidade;

Sistema unicamente empurrado de programação de produção:
- O uso de um único tipo de planejamento de produção para todos os itens propaga a variação do uso de capacidade produtiva.

7 – Estratégia de produto e processo não otimizada

Os problemas relacionados à estratégia de produto e processo não otimizados são:

Portfólio de produtos com alta sazonalidade, causando desnivelamento de vendas;

Produtos com pouco compartilhamento de itens;

Tipologia de produção não condizente com a resposta exigida, necessitando formar estoques mediante previsão.

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Cesar Augusto Campos de Araujo é PhD em Engenharia de Produção pela USP. Especialista em Gestão de Mudanças (Change Management) e Melhoria de Processos, trabalha há 17 anos como consultor em gestão da mudança e melhoria de processos de empresas de diversos segmentos. Com foco em Lean Office já atuou em diversos projetos visando melhorias no fluxo administrativo de empresas . Sócio diretor da Hominiss Soluções.

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