Quando falamos em vendas, pensamos em clientes e suas demandas que, naturalmente, se modificam ao longo do tempo. O problema é que este processo tem impactos significativos na cadeia produtiva, acarretando estoques desnecessários, excesso de capacidade de produção e necessidade constantes de intervenções para “apagar incêndios”, por exemplo. 

A variabilidade sempre diminui o desempenho de um sistema produtivo devido a fatores como: 

• Falta ou atraso de itens para clientes internos e externos;
• Estoque em excesso;
• Capacidade de produção excedente em relação à demanda média observada, horas-extras, máquinas e equipamentos superdimensionados.
• Necessidade de constante intervenção de supervisores (produção e vendas), devido às constantes reprogramações etc.

As principais fontes de variabilidade não são, necessariamente, resultados de uma demanda externa variável, mas da tomada de decisão de membros da cadeia de valor. 

Neste artigo abordaremos as 7 grandes causas de problemas no desnivelamento de vendas/compras que encontramos em empresas de todos os segmentos.

1 – Estratégia de compras inadequada

As duas principais práticas realizadas por quem possui uma estratégia de compras inadequada, são: 

• Compras por leilão spot: 
  • Atransação de compra é feita individualmente e não existe contrato de fornecimento de longo prazo; 
  • Estimulavariação de demanda devido ao desnivelamento de pedidos ao longo da cadeia. 

• Compras em grandes lotes: 
  • Não estimula a participação e envolvimento do fornecedor, inibindo parcerias estratégicas;
  • Descontos são dados apenas para pedidos grandes e não, necessariamente, frequentes.

2 – Alto lead time e complexo fluxo de informação 

Os problemas que geram alto lead time e fluxo de informação complexo, são: 

• Pedidos transferidos em grandes lotes:
  • Aguardar a formação de grandes lotesantes de realizar pedidos; 

• Pedidos informados para operação somente quando fechados:
  • Grande oscilação de pedidos, uma vez que estes não são processados ao longo do tempo de maneira uniforme.

Essas práticas geram problemas na transferência da informação, pois muitas vezes, a necessidade de compra não é compatível com o pedido enviado ao fornecedor, fazendo com que este não saiba qual a demanda real. Como consequência, tem-se sobrecarga do recebimento e da logística interna e também a alternância, por parte da operação produtiva, entre períodos de sobrecarga e ociosidade, devido aos grandes lotes recebidos. 

3 – Processo de vendas desconectado da produção 

Nesta categoria, existem os problemas: 

• Gargalo não conhecido ou não compartilhado com vendas:
  • O processo produtivo fica mais conectado com a área de vendas quando o processo gargalo é compartilhado e conhecido.

• Capacidade expressa sem considerar mix:
  • A capacidade produtiva varia conforme o que é produzido, portanto, deve ser expressa em unidades que considerem o mix;
  • Causa ociosidade e sobrecarga do processo gargalo devido à sua má calibração.

• Vendas não informada sobre políticas de supermercado, gerando fortes oscilações na quantidade devido a consumos descontrolados. 

A conexão entre vendas e produção deve ser impulsionada, pois produzir não deve ser encarado como um “mal necessário”, onde só o que importa é vender. Além disso, promoções devem ser evitadas, já que costumam desrespeitar as regras de reposição do supermercado para atingir a “meta do mês” e acabam por exaurir completamente os supermercados dimensionados. 

4 – Previsão de vendas inadequada

Os problemas associados à previsão de vendas, são: 

• Peso exagerado à ultima demanda:
  • O cálculo realizado para previsão considera os dados anteriores de demanda;
  • Quando o peso colocado na última demanda medida é grandee a demanda tiver sido particularmente fora dos padrões (grande variação), o erro irá se propagar. 

• Uso de meta de vendas como previsão:
  • Previsão de vendas é diferente de intenção de vendas;
  • Deve-se ter pé no chão e realizar uma previsão de vendas realista.

• Previsão somente em termos financeiros, sem considerar mix:
  • O mix é importante para medir efeito no recurso restritivo. 

O aumento de estoques de segurança é percebido pelos fornecedores como um grande aumento nessa demanda. Isso acontece pois, no momento do pedido, não é especificado o destino dos itens adicionais. Por fim, a previsão deve ser usada como importante arma de planejamento, não de execução. 

5 – Políticas inadequadas de incentivo e recompensa

O estabelecimento de indicadores de desempenho é o que rege o comportamento dos agentes do sistema. Entretanto, é comum que os indicadores escolhidos causem efeitos indesejáveis e comportamentos nocivos para a cadeia de valor e o sistema produtivo. Os problemas relacionados a essa categoria, são: 

• Políticas do tipo “quanto mais vender, melhor”:
  • Deve-se estabelecer o ritmo de vendas adequado, desejado e planejado pelo sistema produtivo;
  • Deve-se respeitar o Takttime. 

• Políticas do tipo “quanto menos pagar, melhor”:
  • Ao optarpor sempre pagar menos em vez de criar relacionamentos de longo prazo, pode-se criar um problema P1. 

• Síndrome do fim de mês (clássica):
  • Picos de venda no fim do mês e poucas vendas durante o mês, prejudicando os supermercados.

• Metas mensais e não niveladas de vendas, produção, compras 
  • Criação de metas que não buscam manter o nivelamento das áreas;
  • Um dos causadores do problema P13.

Esses problemas causam a perda de visibilidade da demanda real do mercado, pois impedem que estas sejam identificadas devido a promoções e outros estímulos de compra. Isso estimula “blefes” dos clientes para adiar a compra em buscas de descontos de última hora, fazendo com que a síndrome do final de mês se propague para diferentes áreas. 

6 – Produção inflexível

Deve-se ter um sistema produtivo razoavelmente flexível, uma vez que o consumo e produção não são completamente nivelados em termos de volume e mix. A produção deve trabalhar para que não sofra com problemas de falta de flexibilidade. Nesta categoria, os problemas são: 

• Altos tempos de troca, gerando mixinflexível: 
  • Se o tempo de setupé alto, é inviável promover a produção em lotes menores; 
  • Quando há situações de altos tempos de setup, propaga-se os solavancos de produção para outras áreasda organização. 

• Ausência de células, multifunção e flexibilidade;

• Sistema unicamente empurrado de programação de produção:
  • O uso de um único tipo de planejamento de produção para todos os itens propaga a variação do uso de capacidade produtiva.

7 – Estratégia de produto e processo não otimizada

Os problemas relacionados à estratégia de produto e processo não otimizados são: 

• Portfólio de produtos com alta sazonalidade, causando desnivelamento de vendas;

• Produtos com pouco compartilhamento de itens;

• Tipologia de produção não condizente com a resposta exigida, necessitando formar estoques mediante previsão.