Pergunta: O nível estoque de mat&med (materiais e medicamentos) em seu hospital está alto? 

Resposta: Sim. Está. Mas é melhor assim do que faltar. 

Essa tem sido a grande preocupação que os gestores hospitalares têm em relação à redução do nível de estoques de mat&med: a possibilidade de faltar alguns desses itens, e não tê-los disponíveis no momento necessário à assistência ao paciente. 

A preocupação é extremamente válida e nobre. 

Mas é com esse receio de faltar, que uma quantidade excessiva de estoque de mat&med pode ficar no almoxarifado, na farmácia central e muitas vezes nas farmácias satélites dos hospitais. 

Mas será que é possível reduzir os estoques de mat&med, de tal forma que eles não faltem na assistência ao paciente? 

Não só é possível, como totalmente necessário. Principalmente nos dias atuais, onde cada vez mais há a necessidade de liberar o dinheiro parado na forma de estoques e utilizá-lo para outras necessidades do hospital. 

Como eu sei que eu tenho uma quantidade excessiva de mat&med? 

Antes de responder a essa pergunta, vamos aos fatos. 

Tradicionalmente, os níveis de estoques dos hospitais giram em torno de 20 a 60 dias. Em alguns hospitais, pode ser um pouco mais. 

Se tempo é dinheiro, tempo de estoque também é dinheiro. Normalmente, a depender do tamanho do hospital, o capital financeiro parado na forma de estoque pode variar de R$ 500 mil à R$ 2 milhões. 

E o que significa, por exemplo, 30 dias de estoque? É a relação entre a quantidade em estoque, dividido pela demanda média diária do hospital. Em outras palavras, isso significa que, na média, se o hospital ficar sem ser abastecido pelos fornecedores durante 30 dias, acabarão todos os itens disponíveis do hospital. 

E como então reduzir o nível de estoque de um hospital? 

Imagine-se num cenário hipotético onde o seu hospital tem um estoque para apenas 1 dia. Isso mesmo, um dia de estoque. Para que isso fosse viável, o seu hospital teria que adotar algumas práticas. Algumas delas são: 

1)     O seu fornecedor entregaria mat&med todos os dias; 

2)     O seu fornecedor entregaria apenas a demanda do dia e as suas variações; 

3)     O lote de entrega do fornecedor seria apenas relativo à demanda diária; 

4)     Os custos logísticos não deveriam ser um empecilho para as entregas diárias; 

5)     Seu hospital teria uma estrutura de compras, recebimento de material e distribuição de mat&med às áreas do hospital bem ágil e organizada. 

Então, se o seu hospital tem um estoque de 2 meses hoje, o próximo passo com certeza não será sair de um estoque de 2 meses para 1 dia. Longe disso. O próximo passo, mais plausível, será sair de 2 meses para 1 mês de estoque. Isso é ótimo. Se por exemplo, com 2 meses de estoque o seu hospital tem um capital parado de R$ 2 milhões, com 1 mês de estoque o seu capital parado será de R$ 1 milhão. Ou seja, o seu hospital consegue colocar R$ 1 milhão no caixa. O passo seguinte é continuar reduzindo o seu nível de estoque para 25 dias, 20 dias e assim sucessivamente. Essa é a tal da melhoria contínua. 

Repare que, atualmente, uma quantidade significativa dos itens consumidos em seu hospital pode ser reposta semanalmente pelos fornecedores. E se isso de fato for verdade, não faz sentido o seu hospital ter estoques de 30 ou 45 dias, certo? Faz mais sentido ter estoques tendendo a 7 dias. E se, na média, a totalidade dos seus estoques estiverem em torno de 15 dias, você já está fazendo direitinho a sua lição de casa. 

Então, como fazemos para começar a reduzir os estoques? 

Alguns pontos são importantes. São eles: 

1)     Conhecer a demanda de cada um dos seus itens em estoque e a variação dessa demanda 

2)     Entender a frequência com que os fornecedores podem entregar esses itens  

3)     Identificar os lotes mínimos de entrega dos itens 

4)     Padronizar os itens do seu hospital, de modo a reduzir a quantidade de itens; 

5)     Preparar o seu hospital para repor os seus estoques de acordo com o consumo de mat&med e não por previsão de demanda. 

Ultimamente tenho conversado com vários gestores hospitalares e eles tem se interessado muito sobre os mecanismos para a redução dos estoques de mat&med dos seus hospitais. 

Hoje já é possível dimensionar automaticamente os níveis de estoque de mat&med, levando-se em consideração os parâmetros supracitados, de tal forma a minimizar os níveis de estoque, mas sem incorrer nos riscos de falta de mat&med.